Sociedade | Tocas | Cadastro | Exclusivo Sócios

JRR Tolkien | Arquivo | Links | Loja | Contato

Aos onze (11) dias do mês de outubro (10) do ano de dois mil e nove (2009), com primeira chamada às 14h (quatorze horas) e segunda chamada as 14:30h (quatorze horas e trinta minutos), e terceira e última chamada as 15h (quinze horas), no Temperarte Restaurante, situado na Rua Bolivar, 42B, Copacabana, Tel: 21 22363572, Rio de Janeiro, RJ,  foi realizada a Assembléia Geral do Conselho Branco Sociedade Tolkien, como parte da HobbitCon 2009, convenção brasileira sobre a obra de Tolkien.

 

A convocação da Assembléia foi feita obedecendo ao prazo mínimo de 30 (trinta) dias de antecedência Como a presidência não compareceu, a Assembléia foi  presidida pelo Secretário Geral do Conselho Branco, Claudia Mazza Dias utilizando se do item II do Art.23 do Estatuto do Conselho Branco. Compareceram os seguintes membros da Direção Nacional do Conselho Branco: Claudia Mazza Dias, Francisco Sampaio, Marisa Frischenbruder, Patrícia Maria Neves; e os seguintes membros das Coordenações Regionais (Tocas): Eduardo Madureira de Campos Pinho(RJ), Cassia Prado(SP), e Niége Caldas da Silva (RJ). E dos seguintes membros do Conselho Branco, Amelina Pedrali(SP) e Mirane Campos(SP). E ainda de Douglas Costa e Gabriela de Carvalho.

 

Iniciada a reunião foi feita a leitura dos assuntos da pauta, colocada à disposição de todos os convocados através da chamada da Assembléia em  09 de setembro de 2009:

1. Informes;
2. Apresentação do Relatório de Prestação de Contas e de ações da Diretoria Nacional e das Diretorias Regionais do Conselho Branco;
3. Condições e datas do Calendário Eleitoral para eleição da Diretoria Nacional – biênio 2010-2011, formas de votação, formação de chapas e demais assuntos pertinentes à temática;
4. Recenseamento;
5. Encerramento dos Pacotes de Associação;
6. Modos de associação no Conselho Branco – criação de um mecanismo facilitador para cadastros;
7. Avaliação da situação do Conselho Branco, das Tocas, e perspectivas para 2010 e 2011;
8.  Site oficial da associação;
9. Formas de melhorar a comunicação entre as subsedes (“tocas”) do Conselho Branco e criação de um mecanismo de comunicação eficiente entre as Tocas;
10. Mudanças no Estatuto e propostas e aprovação do Regimento Interno Geral;
11. Propostas de Plano de Trabalho para a Diretoria Nacional do biênio 2010-2011;
12. Proposta de criação dos Princípios Institucionais e Organograma da Associação;
13. Proposta de Manual Institucional das Diretorias do Conselho Branco;
14. Encerramento e aprovação da Ata.

Iniciada a Assembléia, foi dada aos membros a oportunidade de comunicar seus informes, como previsto no item 1 da pauta. Como ninguém tinha informes, passamos para o item 2 da pauta: Apresentação do Relatório de Prestação de Contas e de ações da Diretoria Nacional e das Diretorias Regionais do Conselho Branco. Como a presidência não estava presente, foi lido o relatório que a mesma enviou a secretaria. Em seguida a secretaria geral fez seu breve relato sobre suas atividades no biênio.

 

Em seguida a coordenação de atendimento apresentou seu estudo sobre a situação atual do Conselho Branco. Foi feito um resumo do relatório da diretoria cultural e do relatório da Toca-SP. O Thain da Toca-RJ, Eduardo Pinho, fez um resumo das atividades de seu grupo. Patrícia Neves informou sobre a existência de um livro com movimento financeiro do Conselho Branco. Também informou que a partir de sua entrada na diretoria do Conselho Branco houve melhor controle do dinheiro do Conselho Branco, embora nenhuma informação, livro contábil tenha sido passada a ela pela diretoria anterior. O Saldo do Conselho Branco na administração anterior não foi repassado para a atual diretoria financeira. Marisa Frischenbruder se comprometeu a entrar em contato com a antiga diretora financeira para tentar recuperar o saldo da gestão anterior.

 

Na seqüência, obedecendo ao item 3 da pauta, foi discutido os moldes das próximas eleições do Conselho Branco. Marisa Frischenbruder sugeriu que as próxima eleição da DN seja feita em março de 2010. O diretor jurídico, Francisco Sampaio esclareceu que a eleição deve ser feita ainda este ano, já que se trata de um biênio. Como a HobbitCon este ano ocorreu em novembro e não foi possível abrir o calendário eleitoral obedecendo as datas indicadas no Art. 53 , do Estatuto do Conselho Branco, foi resolvido por unanimidade que será aberto um prazo para inscrições de chapas que concorrerão à Diretoria Nacional do Conselho Branco. Este prazo será de 1o  a 20 de novembro de 2009. Do dia 21 de novembro até 30 de novembro de 2009, será feita a campanha eleitoral nas listas de discussão das diversas Tocas. As eleições ocorrerão somente via online, das 0h de 1o  de dezembro até 23:59h do dia 13 de dezembro de 2009. Foi criada então uma comissão para organizar as eleições: Francisco, Niege e Marisa, além da presidência. A realização da eleição se será via email, site, etc, será conversada entre os membros da comissão. Fica decidido que as eleições serão feitas através de candidaturas de chapas, com no mínimo 3(três) candidatos ocupando os cargos obrigatórios segundo o  Estatuto do Conselho Branco em seu Art. 18, § 3º, ou seja: Presidente, Secretário Geral e Diretor Financeiro. Também foi decidido que será dado aos membros do Conselho Branco um prazo para regularização de sua situação cadastral. O prazo será de 1o  até 20 de novembro de 2009. Membros do Conselho Branco que não estiverem em situação regular, com emails válidos em seu cadastro,  NÃO poderão votar nem concorrer às eleições. Marisa Frischenbruder se encarregará de conferir a validade de emails e inscrições durante o período a cima mencionado.

 

Dando seguimento a Assembléia, foi discutido o item 4, recenseamento,  a diretora Marisa Frischenbruder relatou que atualmente não há controle efetivo sobre que membros existem e quais saíram do grupo. Ficou claro que enquanto o site do Conselho Branco não estiver operando como deveria não há um modo eficiente de recadastrar membros seus. Logo o ponto 4, recenseamento, será colocado novamente em pauta para na próxima Assembléia.

 

O ponto 5, sobre os pacotes de associação, foi então discutido. A secretária geral, Claudia Dias, colocou que os pacotes de associação sempre se caracterizaram como uma atividade que não foi adequadamente dimensionada. Nunca se teve estrutura necessária para distribuição dos pacotes e muitos associados, principalmente da Toca-RJ não receberam o material prometido nos pacotes, e portanto, defende a idéia da extinção dos pacotes de associação do CB. Marisa Frischenbruder colocou  que não gostaria que pacotes sejam extinto sem uma nova discussão na lista do Conselho Branco Nacional. Sendo assim, foram encaminhadas 2 propostas para votação: a primeira defendendo a extinção imediata dos pacotes de associação, e a segunda defendendo apenas a suspensão temporária e uma nova discussão sobre o assunto. Foi aberta a votação e os membros do Conselho Branco presentes votaram pela extinção dos pacotes: com 6 (seis) votos a favor da extinção, e 1 (uma) abstenção. Assim,  foi decidida a extinção dos pacotes de associação.

 

Iniciada as discussões sobre o item 6, Modos de associação no Conselho Branco, foi discutida a criação de um mecanismo facilitador para cadastros. Marisa Frischenbruder sugeriu que sejam diferenciados duas categorias de membros do Conselho Branco: Associados e Cadastrados. Os Cadastrados, poderiam visualizar todo conteúdo do site e participariam da lista de discussões de sua Toca. Já os Associados, obedeceriam a um cadastro mais detalhado e seriam considerados membros efetivos do Conselho Branco. Os livres associados não terão poder de voto e não poderão assumir cargos no Conselho Branco e nas diretorias regionais. A proposta foi aceita por unanimidade e o novo cadastro para membros efetivos e livres associados será feito mediante o novo cadastramento.

 

O ponto 7 tratou sobre a avaliação da situação do Conselho Branco, das Tocas, e perspectivas para 2010 e 2011. Sobre a avaliação das Tocas, Francisco Sampaio comentou que temos as seguintes Tocas ativas atualmente: SP, RJ, ES, CE, PE, PR, MG. As demais, segundo o relatório apresentado por Marisa Frischenbruder, não apresentam atividades significativas em suas listas de discussões.  Apenas 2(duas) Tocas enviaram relatórios sobre suas atividades e apenas 2 (duas) Tocas enviaram representantes para a Assembléia Geral. Francisco colocou que é necessário lembrar para que serve o Conselho Branco. É necessário unificar o Conselho Branco. Não se sabe o que cada Toca faz, promove. É  necessário definir melhor seu papel em relação às Tocas, e em relação e em relação a ela mesma. Ele comentou que como hoje se encontra a estrutura do Conselho Branco, as Tocas sobrevivem sozinhas.

 

Cássia Prado questionou a possibilidade de comunicação direta entre Tocas, em particular com Tocas fora do eixo RJ-SP, mas a secretaria geral informou que hoje o único contato possível entre as Tocas se dá através da presença, geralmente ínfima, de seus thains na lista de discussões da Diretoria Nacional. Também questionou qual seria o principal papel da Diretoria Nacional. A secretaria geral manifestou a sua visão pessoal sobre a diretoria, como o veiculo unificador, fiscalizador, coordenador e de planejamento do Conselho Branco. Marisa Frischenbruder destacou a importância do caráter unificador do Conselho Branco.

 

Os participantes apontaram como maior perspectiva para o próximo biênio a melhoria na comunicação entre as Tocas. A promoção da integração entre as Tocas. E desta forma, preparar as Tocas para o crescimento de membros nos próximos anos. Em relação a Diretoria Nacional, esperamos que ela assuma ativamente seu papel. Em relação ao ponto 8, Site oficial da associação, como estamos em final de mandato, foi decidido que nenhuma alteração substancial será feita. O Francisco Sampaio se comprometeu a acompanhar o site na forma atual, atualizando-o na medida do possível até que a nova diretoria assuma suas funções. Sugere-se que o site seja reformulado pela próxima diretoria integrado ao sistema de Fórum.

 

Foi então discutido o ponto 9, formas de melhorar a comunicação entre as subsedes (“tocas”) do Conselho Branco e criação de um mecanismo de comunicação eficiente entre as Tocas.  Marisa Frischenbruder sugeriu a transformação de nossa estrutura atual de listas regionais, na estrutura de fórum. A maior dificuldade está na implantação do mesmo que envolve a necessidade de uma equipe grande e atuante. Eduardo Pinho informou que o fórum deveria ser acoplado a um portal de forma a atender melhor as necessidades do Conselho Branco. Ele sugere que se tenha cuidado com a escolha da linguagem a ser utilizada em ambos (fórum e site). Francisco Sampaio sugeriu que se necessário, deveríamos pagar profissionais para a implantação do sistema. Foi opinião unânime de que o fórum será a melhor forma de resolver a questão. Será sugerido a nova diretoria a implantação desse sistema no lugar do atual.

 

O ponto 11 sobre a Mudanças no Estatuto e propostas e aprovação do Regimento Interno Geral, não foi discutido. Como não foi apresentado o texto com às modificações sugeridas, este ponto deverá ser colocado na pauta da próxima Assembléia.  Marisa Frischenbruder solicitou a retirada de pauta do item 12, Propostas de Plano de Trabalho para a Diretoria Nacional do biênio 2010-2011. Já que muito disso já havia sido discutido nos itens anteriores. Foi decidido por unanimidade a retirada do ponto.

 

Como o conteúdo dos pontos 13 e 14, Proposta de criação dos Princípios Institucionais e Organograma da Associação , e Proposta de Manual Institucional das Diretorias do Conselho Branco não foram devidamente esclarecidos, não foram discutidos nessa Assembléia.

 

A palavra foi concedida àquele que dela quisesse fazer uso para discorrer sobre qualquer assunto de interesse do Conselho Branco. Patrícia Neves  sugeriu à nova Diretoria a criação do Manual das Boas Práticas, onde se estabelecerá detalhadamente cada função e seu modo de atuação. Foi então decidido que cada  membro da atual diretoria deverá elaborar um relatório detalhado das responsabilidades inerentes a sua função e de como realizá-las até o final de seu mandato. Patrícia vai reunir as informações para que ela se possa montar o Manual.

 

ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DA ATA – Nada mais havendo a tratar e inexistindo qualquer outra manifestação, encerrou-se a reunião às 17h35min (dezessete horas e trinta e cinco minutos). a Secretária Geral Claudia Mazza Dias lavrou a presente ata que, devidamente lida e achada conforme, foi aprovada e assinada por todos os presentes.